QR kod ile personel takibi nasıl çalışır?
Her çalışana firmanıza özel, imzalı QR kodu taşıyan bir yaka kartı basılır. Sorumlu kişi, mobil uygulamada “Okut” ekranını açar ve kartı kameraya gösterir. Okutma anında kayıt kişinin kimliğini, lokasyonu, saati ve izin verildiyse konumu kaydeder.
QR kodun içinde ad, T.C. kimlik numarası ya da telefon gibi kişisel veri yoktur; yalnızca firmaya özel imzalı bir kimlik vardır. Bu nedenle kopyalanan bir kart başka firmanın sisteminde çalışmaz, iptal edilen ya da başka lokasyona ait kart reddedilir.
Okutmadan puantaja
Giriş ve çıkış okutmaları toplandıkça sistem, içeride kalınan süreye göre o gün için tam gün ya da yarım gün önerisi çıkarır. Öneri sorumlunun önüne gelir; onaylanan öneri puantaja aktarılır. Okutma ile puantaj arasında insan onayı vardır: unutulan bir çıkış okutması yanlış bir yarım güne dönüşmez.
Okutma kayıtları ayrıca listelenir: kim, hangi lokasyonda, hangi saatte, hangi cihazdan okutuldu. Bir itiraz olduğunda bakılacak kaynak bellidir.
“Bugün içeride” listesi
Giriş okutup henüz çıkış okutmayanlar anlık bir listede görünür. Bu liste günlük yönetimin yanı sıra acil durum toplanma alanında sayım için de kullanılır: yangın ya da deprem tatbikatında kimin içeride kaldığı tahmin edilmez, listeden okunur.
Lokasyon bazlı yoklama
Her şantiye, şube, depo ya da güvenlik noktası ayrı bir lokasyondur. Sorumlu yalnızca kendi lokasyonunun okutmalarını görür ve yapar. Personel ay içinde lokasyon değiştirdiğinde günleri doğru lokasyona yazılır; raporlar lokasyon kırılımında alınır.
Belge ve kart takibi
Personel kartında kimlik, sözleşme, sağlık raporu, mesleki yeterlilik, sertifika ve diğer belgeler bitiş tarihleriyle tutulur. Süresi yaklaşan belge için uyarı gelir; süresi geçmiş belgesi olan kişiye çalışma kodu girilmesi engellenebilir. Kayıp ya da çalınan kart iptal edilip yenisi basılır.
- Yaka kartlarını toplu yazdırma
- Kart iptali ve yeniden basım
- Okutma geçmişi ve cihaz bilgisi
- Belge bitiş uyarıları
Turnike ya da parmak izi cihazınız varsa
Puantaj Sistemi kendi QR okutmasıyla tek başına çalışır. Mevcut bir PDKS cihazınız varsa, verisini uygulamaya almak için API ve webhook altyapısı bulunur. Cihaz markası ve dışa aktarma biçimi farklılık gösterdiğinden kapsamı demo görüşmesinde birlikte netleştiririz; hazır bir cihaz entegrasyonu vaat etmiyoruz.
Kâğıt imza föyünden geçiş
Birçok işyeri giriş-çıkışı hâlâ kapıdaki imza föyüyle tutar. Föy kolay tutulur ama kolay doldurulur: aynı mürekkeple, aynı saatte atılmış bir sütun imza, gerçekte kimin geldiğini kanıtlamaz. QR okutma ise her kaydı bir saat, bir lokasyon ve okutan kişiyle birlikte tutar.
Geçiş genellikle tek lokasyonda iki hafta paralel çalıştırılarak yapılır: föy ve okutma birlikte tutulur, farklar konuşulur, ardından föy kaldırılır. Kartlar sistemden toplu yazdırılır; ayrı bir kart yazıcısı gerekmez, standart bir yazıcı ve plastik kartlık yeterlidir.
Ölçülülük: ne kaydedilir, ne kaydedilmez?
Okutma yalnızca kartın gösterildiği anı kaydeder. Uygulama çalışanın gün içindeki konumunu izlemez, çalışanın kişisel telefonuna bir şey kurulmasını istemez. Konum yalnızca okutma anında ve okutan telefonun konum izni açıksa kayda eklenir; izin verilmezse okutma konumsuz kaydedilir.